Date de création : 18/06/2020
Par : JM
Dernière Date de modification :
Par : KD
Dernière Date de relecture :
Par : 18/06/2022
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Article complémentaire : Comment importer des fichiers HPRIM dans MEDAPLIX ?
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1. Informations générales
Apicrypt est la société qui propose le logiciel Apimail, il s’agit d’une messagerie sécurisée de santé permettant d’échanger des informations médicales des mails cryptés concernant les patients suivis entre professionnels de santé. Le plus souvent, cette messagerie permet de communiquer les résultats de biologies/imageries médicales par email entre les laboratoires d’analyses médicales et les prescripteurs d’examens.
Medaplix n’est compatible qu’avec Apimail et permet d’intégrer d’un coup plusieurs résultats d’examen dans Medaplix afin de les intégrer dans les dossiers patients correspondants.
Pour cela, il faut au préalable souscrire au logiciel Apicrypt, il est possible de souscrire à une boîte email par médecin ou une pour le cabinet. Voici le lien vers la page d’inscription du site internet Apicrypt : http://www.apicrypt.org/inscription .
Ensuite, vous devrez installer Apimail sur votre poste de travail en suivant les instructions fournies par Apicrypt suite à votre souscription. L’assistance technique Apicrypt est joignable à ce numéro si vous avez besoin d’aide pour cette première étape :
Une fois APIMAIL installé sur votre poste de travail, vous devez le paramétrer en suivant les instructions détaillées ci-après dans cette documentation.
Une fois le paramétrage effectué, les résultats seront automatiquement décryptés et enregistrer dans un dossier de votre ordinateur afin de les importer dans Medaplix. Les résultats de laboratoire transitent donc sur votre poste de travail.
Il est conseillé de les supprimer régulièrement une fois l’importation dans Medaplix effectuée.
NB : Avec Apimail, les résultats de laboratoire sont échangés au format H.PR.I.M.
Il existe plusieurs types de fichier H.PR.I.M. :
- S’il le fichier est au format « H.PR.I.M. », les fichiers seront enregistrés uniquement sous forme de document dans le dossier médicale Medaplix du patient concerné (rubrique documents).
- S’il s’agit d’un fichier au format H.PR.I.M. 2, les fichiers seront enregistrés à la fois dans les documents et dans le tableau « Résultats d’examens » dans la rubrique « Résultats d’examens » du dossier médicale Medaplix du patient concerné.
2. Paramétrage sous Windows
2.1. PREREQUIS
Comme mentionné précédemment, vous devez d’abord vous abonner à la messagerie Apimail directement auprès d’Apicrypt. Ensuite, vous devez obligatoirement installer et paramétrer Apimail sur votre poste de travail.
2.2. PARAMETRAGE D’APIMAIL SOUS WINDOWS
Dans ce chapitre, nous allons vous expliquer comment paramétrer Apimail afin qu’il exporte automatiquement les pièces jointes reçues par email dans un dossier de votre disque dur. Ces pièces jointes correspondent à des courriers ou des résultats de laboratoire.
Première étape :
Tout d’abord, vous devez définir l’emplacement du dossier sur votre disque dur (C:) dans lequel les résultats d’examens seront transférés automatiquement par Apimail lors de l’actualisation de vos emails.
Exemple :
Dans notre exemple nous allons créer un dossier « HPRIM » sur le disque « C : ».
NB : Il ne s’agit que d’un exemple, vous pouvez nommer et placer ce dossier où vous le souhaitez sur votre ordinateur.
Une fois le dossier « HPRIM » créé, « double-cliquez » avec le bouton gauche de votre souris pour ouvrir le dossier. Ensuite, en haut de cette page cliquez sur la rubrique « Accueil » puis sur « Copier le chemin d’accès ».
Deuxième étape :
Une fois l’emplacement défini, ouvrez l’application Apimail afin de le paramétrer, cliquez sur le menu « Outils » puis sélectionnez « Options ».
Sélectionnez « Exportation » puis :
- Cliquez sur la case « exporter automatiquement lors de la réception les résultats dans le dossier « Biologie ».
- Copiez le chemin d’accès du dossier (le même que celui que vous avez créé pour le dossier HPRIM « C:/HPRIM ») dans le champ « Dossier d’exportation des résultats ».
- Sélectionnez l’extension « TXT »
- Pour la section « Nom des fichiers exportés » cochez « 8 caractères maxi » ou « Resultextxxx_<prénom>_<nom> ».
- Cliquez sur courrier et faites la même chose (il y a moins de champ à renseigner).
3. Paramétrage sous MacOS
3.1. PREREQUIS
Comme mentionné précédemment, vous devez d’abord vous abonner à la messagerie Apimail directement auprès d’Apicrypt. Ensuite, vous devez obligatoirement installer et paramétrer Apimail sur votre poste de travail.
3.2. PARAMETRAGE D’APIMAIL SOUS MACOS
Dans ce chapitre, nous allons vous expliquer comment paramétrer Apimail afin qu’il exporte automatiquement les pièces jointes reçues par email dans un dossier de votre disque dur. Ces pièces jointes correspondent à des courriers ou des résultats de laboratoire.
Première étape :
Tout d’abord, vous devez définir l’emplacement du dossier sur votre disque dur (« Départ » sur MacOS) dans lequel les résultats d’examens seront transférés automatiquement par Apimail lors de l’actualisation de vos emails.
Exemple :
Dans notre exemple nous allons créer un dossier nommé « HPRIM » à la racine du disque dur de l’utilisateur.
NB : Il ne s’agit que d’un exemple, vous pouvez nommer et placer ce dossier où vous le souhaitez sur votre ordinateur.
Dans cela, vous devez cliquer une fois sur le « FINDER » ou sur le bureau puis cliquez sur le menu « Aller » et sélectionner « Départ ».
Pour créer un nouveau dossier vous avez deux possibilités, soit vous faites un clic droit puis cliquez « nouveau dossier », soit vous cliquez sur le menu « ACTION » du Finder et sélectionnez « Nouveau dossier ».
Deuxième étape :
Une fois l’emplacement défini, ouvrez l’application Apimail afin de le paramétrer.
Ensuite, cliquez sur le menu « Apimail-A » puis sélectionnez « Préférences » pour accéder aux paramètres d’Apimail.
Sélectionnez l’onglet « Liaison Dossier patient » ensuite sélectionnez le chemin d’accès jusqu’au dossier HPRIM en cliquant sur « Choisir ».
Une fois le chemin sélectionnez, les noms des fichiers seront exportés depuis Apimail avec « 8 caractères maxi ».
Au niveau de l’extension, vous devez choisir le format « txt » ensuite vous cliquez sur « OK ».
Le paramétrage est terminé, dans le prochaine chapitre la description du fonctionnement.
4. Traitement des résultats (Windows et MacOS)
Une fois l’installation et le paramétrage effectué, le fonctionnement est le même sur Windows et MacOS.
4.1. IMPORTATION DES RESULTATS APIMAIL
Cette étape consiste à importer les résultats de laboratoire depuis Medaplix à partir du dossier préalablement créé. Pour cela, il faut d’abord ouvrir Apimail puis actualiser la boîte de réception.
IMPORTANT : Rappelez-vous que les nouveaux résultats ne seront exportés qu’à la réception sur Apimail donc vous devrez systématiquement ouvrir Apimail avant d’importer vos nouveaux résultats.
Après avoir actualisé la boîte de réception sur Apimail, vous devez vous connecter à Medaplix, cliquez sur « COURRIER » en haut de l’écran, puis sur le bouton « actualiser le répertoire des résultats » à droite dans la barre orange.
Suivez les instructions ci-dessous afin de sélectionner les résultats de laboratoire que vous souhaitez importer.
Une fois l’importation effectuée, les résultats en attente d’intégration seront affichés dans le tableau ci-dessous et seront prêts à être intégrer dans les dossiers patients correspondants :
4.2. INTEGRATION DES RESULTATS APIMAIL
Les résultats importés apparaissent dans le tableau ci-dessous. Sur la gauche, vous avez la possibilité de voir et de filtrer les résultats importés par d’autres utilisateurs du cabinet. Cela peut être utile si vous n’avez qu’une adresse Apimail pour tout le cabinet ou si vous remplacez un de vos confrères.
Le champ de recherche vous permet de chercher dans la liste les résultats correspondant à un patient.
Par défaut, nous affichons la boîte de réception mais vous pouvez afficher l’historique des actions si vous souhaitez par exemple restaurer un fichier supprimé par erreur.
Au moment de l’importation, un traitement analyse le nom, prénom et la date de naissance de chaque fichier pour vérifier si un dossier patient existe dans la patientèle du cabinet. Si un dossier est retrouvé, l’icône du sexe du patient est renseignée devant chaque résultat.
Cette fonctionnalité est très sensible à la casse (majuscule-minuscule) et à l’orthographe pour rapprocher le résultat d’examen au bon dossier patient. Si le dossier correspondant n’est pas identifié, vous devrez alors sélectionner manuellement le dossier patient correspondant s’il existe dans votre patientèle (explications ci-dessous). Il n’est pas possible d’intégrer un résultat sans dossier correspondant.
Concernant le traitement, vous avez plusieurs possibilités :
- Si vous avez déjà consulté les résultats depuis Apimail et que vous souhaitez seulement les intégrer dans les dossiers patients, vous avez la possibilité de sélectionner plusieurs résultats puis de les intégrer automatiquement d’un coup en cliquant sur le bouton « Actions » puis sur « Intégrer ».
- Si vous ne les avez pas consultés, vous pouvez les traiter individuellement en utilisant les boutons de la colonne « Opérations ».
Ci-dessous les actions possibles depuis la colonne « Opérations » :
- Créer le dossier médical du patient : Si le patient n’existe pas dans votre patientèle, ce module vous permet de créer le patient rapidement en reprenant les informations présentes dans le fichier H.PR.I.M. (Nom, Prénom…).
- Sélectionner un dossier patient existant : Cette fonctionnalité permet de faire la correspondance entre le fichier Hprim et le patient concerné par le fichier. Pour cela, il faut que le patient existe dans votre patientèle. Il faut cliquer sur le bouton, puis saisir les trois premiers caractères de son nom ou prénom et sélectionner le patient parmi les propositions.
- Voir le fichier : Le bouton « Voir » permet d’ouvrir et de consulter le fichier Hprim afin d’accéder au bouton « Intégrer » permettant d’intégrer le résultat au dossier patient.
- Intégrer : Ce bouton est accessible dans la fenêtre de visualisation (Bouton « Voir ») et depuis la liste déroulante « Action ». Cette fonction permet d’intégrer le fichier H.PR.I.M. dans les documents du dossier médical du patient et de recopier automatiquement les résultats et leurs intitulés dans l’onglet « Résultat d’examens » (Fichier H.PR.I.M.2).
- Supprimer : le dernier bouton permet de supprimer le fichier Hprim du module Medaplix.
Lorsque vous aurez intégré les résultats d’examen de vos patients, vous pourrez les retrouver sous forme de fichier dans l’onglet « documents » du dossier médical du patient. Si c’est un fichier H.PR.I.M. 2, les intitulés et les résultats d’examens seront également visibles dans l’onglet « résultat d’examens » du dossier patient.